Di banyak tempat biliar, jam main dicatat dengan cara yang sama sejak dulu. Kasir melirik jam dinding saat meja dibuka, menulisnya di buku, lalu menyalakan lampu lewat saklar di belakang meja kasir. Saat pemain selesai, kasir menghitung selisih waktunya, menambahkan pesanan minuman dari catatan terpisah, lalu mematikan lampu. Kalau malam sedang ramai, satu langkah saja yang terlewat sudah cukup membuat tagihan meleset atau lampu menyala di meja yang sudah kosong.
XETPOS Billiard dibuat untuk merapikan rangkaian itu. Ini adalah edisi khusus dari XETPOS, aplikasi kasir kami, yang dirancang untuk pool dan billiard hall. Bedanya ada di dua hal: waktu main dihitung sistem, dan lampu meja ikut dikendalikan dari layar kasir lewat smart relay. Tulisan ini memperkenalkan cara kerjanya, dari meja dibuka sampai laporan di akhir bulan.
Kalau Anda masih memetakan aplikasi apa yang cocok untuk jenis usaha Anda, mulailah dari panduan memilih aplikasi bisnis sesuai jenis usaha. Artikel ini melanjutkan dari sana untuk satu jenis usaha yang spesifik.
Satu sesi meja, dari buka sampai bayar
Semua pekerjaan kasir di XETPOS Billiard berpusat pada meja. Kasir memilih meja, memilih paket, dan timer langsung berjalan. Pada saat yang sama, lampu di atas meja menyala tanpa ada yang perlu berjalan ke saklar.
Selama sesi berjalan, pesanan makanan dan minuman masuk ke tagihan meja yang sama. Pesanan bisa diinput kasir, atau datang langsung dari pemain yang scan QR di meja dan memesan dari ponselnya. Pesanan yang dicatat terpisah di area kafe juga bisa digabungkan ke tagihan meja, jadi pemain cukup bayar sekali di akhir.
Kondisi di lapangan jarang serapi teori, dan sistemnya mengikuti itu:
- Meja dijeda. Kalau pemain istirahat, meja bisa dijeda dan waktu jeda tidak ikut ditagih.
- Pindah meja. Kalau pemain minta pindah, tagihan dan pesanannya ikut pindah ke meja baru.
- Tambah waktu. Kalau paket habis dan pemain masih mau lanjut, sesi diperpanjang tanpa membuka meja baru, dan lampu ikut menyala lagi.
Saat pemain membayar, tunai atau QRIS, sesi ditutup dan lampu mati. Struknya mencatat jam mulai dan jam selesai main, jadi pemain bisa melihat sendiri dasar perhitungannya.
Dua cara menagih waktu main
Tempat biliar biasanya menjual waktu dengan dua cara, dan XETPOS Billiard mendukung keduanya.
Yang pertama adalah paket durasi: pemain membeli waktu di depan, misalnya satu atau dua jam. Yang kedua adalah main lepas atau open bill: meja dibuka tanpa batas waktu, dan tagihannya dihitung saat selesai. Untuk main lepas, tarif per jam diubah otomatis menjadi tarif per menit, dikurangi waktu jeda. Selama sesi masih berjalan, kasir bisa melihat angka sementaranya, sehingga pertanyaan "sudah habis berapa?" bisa dijawab saat itu juga.
Tarifnya juga tidak harus satu angka untuk sepanjang hari. Pemilik bisa membuat aturan tarif per rentang jam, misalnya tarif siang dan tarif malam yang berbeda. Sistem memilih tarif yang berlaku sesuai jam sesi dimulai, jadi kasir tidak perlu mengingat tarif mana yang dipakai.
Lampu meja yang ikut status kasir
Bagian yang paling sering ditanyakan adalah lampunya. Setiap meja dipasangi smart relay Shelly Plus 1PM yang tersambung ke Wi-Fi tempat usaha. Sistem XETPOS Billiard menyimpan status setiap meja, sedang dipakai atau kosong. Komputer kasir menjalankan program kecil yang berperan sebagai jembatan: mengambil status meja dari sistem, lalu meneruskan perintah nyala atau mati ke relay di meja yang bersangkutan.
Hasilnya, lampu menyala saat sesi dimulai dan mati saat sesi ditutup. Meja yang lampunya menyala adalah meja yang tercatat di sistem. Kalau sewaktu-waktu lampu perlu dinyalakan di luar sesi, misalnya untuk membersihkan meja, kasir tetap punya tombol manual per meja.
Ada dua syarat teknis yang perlu Anda tahu dari awal. Relay butuh jaringan Wi-Fi lokal yang stabil, dan komputer kasir perlu menyala selama jam operasional karena di situlah jembatannya berjalan. Program jembatan itu bisa diatur supaya otomatis jalan setiap kali komputer kasir dinyalakan.
Yang tercatat di balik layar kasir
Tempat biliar hampir selalu punya kafe kecil, dan di situlah uang sering bocor tanpa terasa. XETPOS Billiard dibangun di atas XETPOS, jadi bagian kafe dan stoknya ikut lengkap.
Setiap menu bisa dihubungkan ke resep dan bahan bakunya. Saat menu terjual, stok bahan berkurang otomatis. Pembelian dicatat per supplier, stok opname mencatat selisih antara stok fisik dan catatan, dan kartu stok menunjukkan riwayat keluar masuk per bahan. Kalau bahan sudah menipis, kasir mendapat peringatan sebelum menjual menu yang bahannya tidak cukup. Pola kebocoran stok seperti ini kami bahas lebih panjang di artikel tentang kebocoran stok bahan baku dan aset dapur.
Untuk pelanggan tetap, ada fitur member dengan poin yang bisa dikumpulkan dan ditukar saat bayar, plus voucher. Diskon yang diberikan kasir secara manual tercatat di laporan tersendiri, jadi pemilik tahu siapa memberi potongan berapa.
Dari sisi laporan, pemilik bisa melihat penjualan dan laba dengan biaya bahan per transaksi ikut terhitung, pengeluaran operasional, kinerja member, dan meja mana yang paling sering dipakai dalam satu periode. Laporan bisa diunduh ke Excel. Hak akses diatur per peran, sehingga kasir, admin, dan pemilik masing-masing hanya melihat menu yang memang jadi bagiannya.
Cocok untuk tempat seperti apa
XETPOS Billiard paling pas untuk:
- Pool dan billiard hall yang masih mencatat jam main secara manual dan ingin tagihannya dihitung sistem.
- Tempat biliar yang punya kafe atau dapur sendiri dan ingin stok bahannya ikut terkontrol.
- Pemilik yang tidak selalu ada di lokasi dan ingin bisa membaca laporan tanpa menunggu rekap dari kasir.
Kalau usaha Anda menyewakan waktu dengan pola yang mirip, misalnya lapangan atau ruang yang disewa per jam, ceritakan alurnya ke kami. Pola waktu, tarif, dan relay di XETPOS Billiard bisa menjadi titik awal untuk menyesuaikannya. Pembayaran QRIS juga makin ringan untuk transaksi kecil sejak aturan MDR terbaru berlaku, detailnya ada di artikel kami tentang MDR QRIS 0%.
Lihat langsung cara kerjanya
Cara paling mudah menilai sistem seperti ini adalah melihat satu sesi berjalan dari awal sampai akhir: meja dibuka, lampu menyala, pesanan masuk, lalu tagihan keluar. Kami bisa menyiapkan demo dengan data ilustrasi dan membahas kondisi tempat Anda, termasuk jumlah meja dan jaringan Wi-Fi yang ada.
Hubungi kami lewat WhatsApp di +62 823 1499 5005, email ke bisnis@xetup.id, atau lihat produk XETUP lainnya di xetup.id/products.