Ada satu keluhan yang sering kami dengar dari pemilik restoran: "Setiap hari ramai, tapi kok uangnya nggak kelihatan?"

Omzet di laporan kasir terlihat sehat. Kursi penuh di jam makan siang, pesanan online terus masuk. Tapi begitu tagihan pemasok, gaji, sewa, dan perbaikan dibayar, yang tersisa jauh lebih kecil dari yang dibayangkan.

Masalahnya jarang ada di penjualan. Biasanya ada di belakang, di dua tempat yang jarang dihitung serius: stok bahan baku dan aset dapur. Keduanya bocor pelan-pelan, sedikit setiap hari, dan tidak pernah muncul sebagai satu angka besar yang membuat Anda kaget. Justru karena itu kebocoran ini bisa bertahan bertahun-tahun.

Kenapa kebocoran di restoran sulit terlihat

Di toko retail, satu barang masuk dan satu barang yang sama keluar. Di restoran, satu karung beras, satu kilo ayam, dan satu botol minyak berubah menjadi puluhan menu yang berbeda. Jalur dari bahan mentah ke piring pelanggan jauh lebih panjang, dan di setiap titik jalur itu ada celah.

Cara paling sederhana melihatnya adalah membandingkan dua angka:

  • Food cost teoritis: berapa seharusnya biaya bahan untuk semua menu yang terjual, kalau setiap porsi dibuat persis sesuai resep.
  • Food cost aktual: berapa bahan yang benar-benar habis, dihitung dari stok awal ditambah pembelian dikurangi stok akhir.

Selisih keduanya adalah kebocoran Anda. Banyak restoran tidak pernah menghitung angka pertama, jadi selisihnya pun tidak pernah terlihat.

Perbandingan food cost teoritis dan food cost aktual, selisihnya adalah kebocoran

Lima titik bocor di stok bahan baku

1. Resep tidak dibakukan. Kalau takaran porsi hanya ada di kepala koki, porsi hari Senin dan hari Sabtu bisa berbeda. Selisih 10 gram daging per porsi terdengar kecil, tapi kalikan dengan ratusan porsi per hari dan 30 hari dalam sebulan.

2. Barang datang tanpa dicek. Pemasok mengirim 20 kilo, nota tertulis 20 kilo, tapi tidak ada yang menimbang. Atau kualitasnya di bawah standar dan tetap diterima karena dapur sedang sibuk.

3. Bahan kedaluwarsa dan terbuang. Tanpa pencatatan tanggal masuk, bahan lama tertumpuk di belakang dan bahan baru dipakai duluan. Hasilnya bahan terbuang yang tidak pernah tercatat sebagai kerugian.

4. Perpindahan antarcabang tidak tercatat. Cabang A kehabisan saus, lalu meminjam dari cabang B. Di akhir bulan, stok cabang B kurang dan tidak ada yang ingat kenapa.

5. Stok opname jarang dan selisihnya tidak ditelusuri. Stok dihitung sebulan sekali, selisihnya dicatat, lalu dilupakan. Padahal selisih yang tidak ditelusuri akan terus terulang di bulan berikutnya.

Lima titik kebocoran stok bahan baku dari pemasok sampai stok opname

Aset dapur: kebocoran yang lebih sunyi lagi

Kalau stok bocor sedikit demi sedikit, aset bocor dengan cara yang lebih sunyi. Kompor, chiller, freezer, mesin kopi, fryer, sampai kendaraan pengantaran adalah modal yang Anda keluarkan di depan. Tapi di banyak restoran, aset-aset ini hanya tercatat di nota pembelian lama.

Beberapa pola yang sering terjadi:

  • Perawatan menunggu rusak. Chiller baru diservis setelah mati, biasanya di hari paling ramai. Kerugiannya bukan hanya biaya servis, tapi juga bahan yang rusak dan menu yang tidak bisa dijual.
  • Aset pindah tanpa jejak. Blender dipinjam cabang lain, lalu tidak jelas lagi di mana. Saat dibutuhkan, yang terjadi adalah pembelian ulang.
  • Penyusutan tidak dihitung. Tanpa tahu umur dan nilai tiap aset, Anda tidak bisa merencanakan kapan harus mengganti, dan pengeluaran besar selalu datang sebagai kejutan.
  • Tidak ada yang bertanggung jawab. Kalau tidak jelas siapa pemegang aset di tiap cabang, kerusakan dan kehilangan tidak pernah punya pemilik.
Siklus hidup aset dapur: catat, rawat, pindah tercatat, penyusutan, ganti terencana

Satu cabang masih bisa diingat, tiga cabang tidak

Di restoran dengan satu dapur, pemilik yang rajin masih bisa menutup sebagian kebocoran ini dengan turun langsung, mengecek sendiri, dan hafal kebiasaan timnya.

Begitu cabang bertambah, cara itu berhenti bekerja. Anda tidak bisa berada di tiga dapur sekaligus. Setiap cabang mulai punya cara sendiri untuk mencatat, atau tidak mencatat sama sekali. Laporan datang terlambat, dalam format yang berbeda-beda, dan saat Anda membacanya, uangnya sudah terlanjur hilang.

Di titik ini, masalahnya bukan lagi soal disiplin tim. Anda butuh sistem yang membuat pencatatan terjadi dengan sendirinya sebagai bagian dari pekerjaan harian.

Apa yang perlu dimiliki sistem restoran Anda

Apa pun sistem yang Anda pertimbangkan, dari kami atau dari pihak lain, pastikan kemampuan berikut ada. Kalau usaha Anda bukan hanya restoran, panduan memilih aplikasi bisnis sesuai jenis usaha bisa jadi titik mulai yang lebih luas.

  1. Resep terhubung ke penjualan. Setiap porsi yang terjual di kasir otomatis mengurangi bahan sesuai resep. Dari sini food cost teoritis terhitung sendiri, tanpa rekap manual.
  2. Pencatatan penerimaan barang. Barang yang datang dicatat jumlah dan kondisinya, lalu dicocokkan dengan pesanan ke pemasok.
  3. Stok per cabang dan transfer antarcabang. Setiap perpindahan bahan antarcabang tercatat, jadi selisih di satu cabang bisa ditelusuri ke cabang lain.
  4. Stok opname dengan laporan selisih. Hasil hitung fisik langsung dibandingkan dengan stok di sistem, dan selisihnya terlihat per bahan, bukan hanya sebagai satu total.
  5. Daftar aset dengan jadwal perawatan. Setiap aset punya catatan lokasi, pemegang, riwayat servis, dan pengingat perawatan berikutnya.
  6. Satu layar untuk semua cabang. Anda bisa melihat penjualan, food cost, dan kondisi aset seluruh cabang tanpa menunggu laporan dikirim.
  7. Tetap berjalan saat internet bermasalah. Kasir restoran tidak boleh berhenti hanya karena koneksi putus di jam ramai.
  8. Data milik Anda. Pastikan seluruh data bisa diambil kapan pun, dan sistemnya tidak menyandera usaha Anda lewat biaya langganan yang terus naik.
Delapan kemampuan wajib sistem restoran multi-cabang

Pengalaman kami membangun sistem restoran

Kami di XETUP pernah membangun platform restoran untuk sebuah grup kuliner dengan banyak cabang dan banyak tenant. Cakupannya aplikasi web untuk operasional, aplikasi Android dan iOS untuk pelanggan, pemesanan dan pengantaran, sampai halaman depan untuk pemasaran. Platform itu sudah berjalan dan dipakai langsung oleh pelanggannya.

Dari proyek itu kami belajar satu hal: masalah restoran multi-cabang hampir tidak pernah hanya soal pesanan. Pesanan masuk hanyalah ujung depan. Yang menentukan untung atau rugi adalah apa yang terjadi di dapur dan gudang setelahnya.

Karena itu, sistem restoran XETUP kami susun sebagai satu paket. Di bagian depan ada pemesanan, kasir, dan pengelolaan cabang. Di bagian belakang ada manajemen stok bahan baku yang dikembangkan dari aplikasi kasir kami, XETPOS, serta pencatatan aset untuk peralatan dan perlengkapan setiap cabang. Kasir kami juga dirancang agar tetap bisa bertransaksi saat internet mati, lalu menyinkronkan data begitu koneksi kembali. Cara kami merancangnya kami tulis di artikel kasir yang tetap jalan saat internet mati.

Soal biaya, kami menawarkan lisensi sekali bayar, bukan langganan yang terus berjalan selamanya. Untuk pembaruan dan dukungan teknis setelah sistem berjalan, tersedia paket pemeliharaan bulanan yang bisa Anda pilih sesuai kebutuhan.

Lihat langsung dengan menu dan cabang Anda

Cara terbaik menilai sebuah sistem restoran bukan dengan membaca daftar fiturnya, tapi dengan melihatnya bekerja pada kondisi usaha Anda sendiri.

Minta demo kepada kami. Ceritakan jumlah cabang, jenis menu, dan titik yang paling sering membuat Anda pusing, lalu kami tunjukkan bagaimana sistem restoran XETUP menangani alur itu dari pesanan masuk sampai stok dan aset di dapur.